Báo cáo là một hình thức trao đổi thông tin phổ biến giữa cấp quản lý và nhân viên. Xây dựng được một mẫu báo cáo công việc sẽ giúp từng cá nhân, phòng ban, tổ chức biết được tổng quan tình hình hoạt động tại công ty. Mọi người có thể hiểu được công ty đang thực hiện những dự án nào, tiến độ ra sao, ai đang làm gì và đạt được những hiệu quả cụ thế nào. Mặt khác, cấp trên thường sẽ đánh giá các kỹ năng cơ bản của nhân viên qua các bản báo cáo. Vì vậy, phương pháp viết báo cáo như thế nào để “ghi điểm” với sếp? Cách thức soạn mẫu báo cáo công việc như thế nào để giúp mọi người trong team và công ty của bạn nắm bắt được những thông tin quan trọng? Những yêu cầu cơ bản cho một báo cáo tốt là gì?
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé
MẪU BÁO CÁO CHUYÊN NGHIỆP LÀ GÌ?
Các mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp được lập ra để nhân viên, các phòng ban trong công ty báo cáo công việc định kỳ theo tuần/tháng/quý/năm. Để nội dung nhất quán và truyền tải được những thông tin quan trọng, rất nhiều công ty soạn sẵn các mẫu báo cáo để sử dụng trong công việc. Nhân viên văn phòng chỉ cần dựa trên biểu mẫu đó mà thực hiện, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc thực hiện báo cáo, vừa dễ dàng so sánh với các báo cáo trước đó.
Tuy nhiên, trong một vài trường hợp không có biểu mẫu sẵn, thì nhân viên cần phải nắm rõ những thông tin cốt lõi yêu cầu trình bày trong nội dung báo cáo, gồm có:
Thông tin chi tiết tình trạng công việc
Kết quả công việc và sản phẩm.
Nội dung đánh giá của người thực hiện và cấp trên.
Đưa ra phương hướng giải quyết những khó khăn, tồn tại trong quá trình triển khai nhiệm vụ.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC LẬP BÁO CÁO
Lập báo cáo công việc là nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với mỗi nhân viên khi đi làm vì các lý do sau:
Thể hiện năng lực làm việc của từng nhân viên trong công ty.
Đánh giá khách quan trách nhiệm và tinh thần làm việc.
Rút ra nhiều kinh nghiệm trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
Bộc lộ thiếu sót, vướng mắc – nếu có – khi triển khai công việc.
Đồng thời, một bảng báo cáo công việc chuyên nghiệp sẽ giúp đội ngũ lãnh đạo trong công ty dễ dàng quản lý đội ngũ nhân viên, chủ động điều chỉnh khi cần.
Ngoài ra, báo cáo công việc còn giúp các đội nhóm cộng tác hiệu quả, phân bổ công việc hợp lý, phù hợp với năng lực và yêu cầu của nhân viên.
NHỮNG MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC THƯỜNG GẶP
Tuỳ vào từng doanh nghiệp, các mẫu báo cáo công việc có nhiều khác biệt. Tuy nhiên có thể chia thành các loại chính như sau:
1. Báo cáo chung
Báo cáo chung hay báo cáo tổng hợp là bảng báo cáo bao gồm nhiều vấn đề, nhiều mặt cùng được thực hiện trong công ty. Mục đích: đánh giá toàn diện về năng lực, hiệu quả hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
2. Báo cáo chuyên đề/ dự án
Đây là một dạng báo cáo chuyên sâu, đi vào một nhiệm vụ cụ thể, một vấn đề quan trọng, ví dụ như bán hàng, CEM, hoặc marketing. Mục đích: tổng hợp, phân tích, nhận xét và đề xuất giải pháp cho vấn đề cụ thể được nêu.
3. Báo cáo thường kỳ
Báo cáo thường kỳ hay còn gọi là báo cáo theo định kỳ, ví dụ như báo cáo hàng tuần, hàng quý, hàng năm. Mục đích: phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động trong thời hạn xác định trước, là cơ sở quan trọng để mọi người trong công ty có thể nắm bắt được tình hình hoạt động hiện tại và so sánh với thời điểm trước. Từ đó, nhà quản trị đánh giá được phương hướng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
4. Báo cáo đột xuất
Báo cáo đột xuất được thực hiện khi có vấn đề gì đó bất thường xảy ra. Mục đích: nhah chóng nắm bắt những vấn đề đang diễn ra trong công việc. Nhờ đó, người quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác, phù hợp với các tình huống bất thường trong quản lý.
MỘT SỐ LƯU Ý ĐỂ VIẾT MỘT BẢN BÁO CÁO HOÀN HẢO CHO SẾP
1. Bố cục chung của một báo cáo tốt
Một báo cáo tốt trước tiên cần đảm bảo về bố cục thông tin và nội dung, giúp cho người đọc nhanh chóng nắm bắt thông tin.
Nội dung hành chính: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên công ty, tên báo cáo, thời gian, địa điểm lập báo cáo, cá nhân, phòng ban nhận báo cáo
Thông tin người lập báo cáo: Họ tên, phòng ban, mã số nhân viên (nếu có)
Nội dung báo cáo: Liệt kê công việc, đánh giá ưu/nhược điểm trong quá trình thực hiện, đánh giá kết quả, các thông tin tài chính, nhân sự,…
Kết luận: Biện pháp giải quyết vấn đề, phương hướng mục tiêu sắp tới, kiến nghị và đề xuất,…
2. Hành văn ngắn gọn, súc tích, rõ ràng
Khi đọc báo cáo, sếp chỉ tập trung vào những nội dung chính và quan trọng. Bởi lẽ, khối lượng công việc đồ sộ và nhiệm vụ quản lý khá nhiều vấn đề, nên sếp yêu cầu nội dung phải tinh gọn để nắm bắt và có giải pháp nhanh, tối ưu hiệu quả công việc.
3. Thông tin và số liệu chính xác
Khi lập báo cáo, yêu cầu đảm bảo những thông tin, số liệu, biểu đồ bạn đã sử dụng là thông tin đúng, khách quan và cập nhật nhất. Đây là một yêu cầu bắt buộc đối với việc lập báo cáo công việc! Bởi lẽ, nếu thông tin số liệu sai, dẫn tới cách đánh giá và nhìn nhận sẽ không chính xác và kéo theo phương hướng xử lý công việc sẽ không hiệu quả.
4. Luôn kiểm tra kỹ càng trước khi báo cáo
Kiểm tra lỗi chính tả, lỗi định dạng văn bản và nội dung thật kỹ càng trước khi nộp báo cáo để hạn chế rủi ro và rắc rối công việc mức thấp nhất.
5. Nếu có thể, hãy nhờ đồng nghiệp hoặc cấp quản lý trung gian hỗ trợ
Trong trường hợp bạn phải nộp báo cáo đến một lãnh đạo cấp cao thay cho phòng/ ban của mình, hãy nhờ sự giúp đỡ của cấp trên trung gian, hoặc sếp trực tiếp của bạn. Cấp trên trung gian sẽ giúp bạn sửa những lỗi sai và hoàn thiện báo cáo của bạn hơn. Đừng ngần ngại, vì bạn cần hiểu rằng, báo cáo mà bạn đang làm cũng sẽ ảnh hưởng đến đồng nghiệp và chính cấp trên trực tiếp của bạn.
KẾT LUẬN
Quả thực, kỹ năng viết báo cáo rất được coi trọng đối với một nhân viên văn phòng. Đây được đánh giá là kỹ năng vừa có sức ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp đánh giá nhiều kỹ năng khác. Vì vậy, các bạn hãy nắm bắt những tips kỹ năng đơn giản mà hữu ích này nhé.
- HV SĐH -
