CẨM NANG QUẢN TRỊ

Làm Việc Từ Xa Mùa Dịch Covid - Làm Thế Nào Để Đảm Bảo Năng Suất Và Tính Bảo Mật.  

Create: T3, 04/12/2022 - 14:59
Author: admin

Để đảm bảo sức khỏe cộng đồng mùa dịch Covid-19, nhất là khi có chủ trương “giãn cách xã hội”, nhiều cơ quan, doanh nghiệp đã cho nhân viên của mình làm việc từ xa. Làm việc online không phải là khái niệm quá xa lạ, đặc biệt là với những freelancer.
Thế nhưng, việc áp dụng phương thức làm việc này một cách rộng rãi, trong một thời gian dài ở nhiều tổ chức là điều hiếm có từ trước tới nay.

 

Tham gia buổi phỏng vấn của đài VOV2 chương trình Hành trình nghề nghiệp, Chủ tịch, Tổng giám đốc EAS Việt Nam – Ông Bùi Phương Việt Anh đã có cuộc trao đổi với phóng viên chương trình: PV:

PV: Thưa Ông Bùi Phương Việt Anh, làm việc tại nhà (work from home) là cái cách mà phần lớn các công ty hay doanh nghiệp đang còn áp dụng trong thời gian dịch bệnh Covid 19, theo dự đoán của ông, liệu sau dịch thì phương thức làm việc của chúng ta sẽ có sự thay đổi nhờ vào xu hướng làm việc online hiện nay không ạ?

B.P Việt Anh: Ngay sau kết thúc dịch này thì tâm lý của nhà quản lý, người lao động đánh giá tác dụng của hệ thống làm việc trực tuyến hoặc làm việc tại nhà sẽ khác đi. Tuy nhiên để thích ứng với nó thì tôi nghĩ rằng ở Việt Nam người ta vẫn chưa chấp nhận nó một cách thực sự tự nguyện lắm đâu! Nhưng xét về góc độ tiến trình thì tôi khẳng định nó sẽ làm thay đổi hoàn toàn tư duy từ những người làm quản trị cấp Chính phủ cho đến những doanh nghiệp nhỏ lẻ, đến cá nhân những người lao động đều phải nhận thức lại vai trò của việc thay đổi hình thức quản lý hình thức làm việc và nó cũng cho chúng ta nhìn thấy nhiều lĩnh vực làm việc mới mẻ hơn mà thay đổi rất là lớn đấy ạ. 

PV: Có thể căn cứ vào đâu để nhận định làm việc online sẽ trở thành xu hướng trong tương lai ạ? 

Trả lời: Từ những thuận lợi như là thứ nhất phải nói đến sự thoải mái, khi người ta làm việc tại nhà thì người ta nói rằng không ở đâu tự nhiên hơn nhà mình cả. Cái thoải mái thứ hai là người ta tiết kiệm được tiền bạc và thời gian để đi lại, tránh được cái rủi ro về giao thông, tiết kiệm được tiền bạc phải mua xăng dầu rồi sửa xe khi người ta đi lại nhiều. Thuận lợi thứ ba là khi làm việc ở nhà sẽ tạo ra những không gian riêng tư rất là tốt, những người làm việc trong lĩnh vực đặc thù như truyền thông, sáng tạo, những người làm thiết kế, thậm chí những người làm công tác như dịch thuật chẳng hạn, tôi nói rằng đây là những nhóm nghề trong tương lai rất phổ biến ưu ái qua hình thức làm việc này. Chúng tôi quen gọi là outsource. Một thuận lợi ảnh hưởng rất lớn đến sức khỏe, ở nhà thì người ta muốn ăn lúc nào thì ăn, muốn vận động lúc nào thì vận động và mình mặc quần áo cũng rất tự nhiên thoải mái nhưng mình vẫn phải bám vào chất lượng công việc bởi vì bây giờ người ta quản lý hiệu quả công việc chứ không ai đi quản lý thời gian nữa. Người lao động muốn kiếm tiền thì bắt buộc phải tự giác. 

PV: Vâng, tuy nhiên hiện nay khi mà nhân sự vẫn quen với cách thức làm việc trực tiếp tại các công ty hay là doanh nghiệp thì việc chuyển sang hình thức làm online có ảnh hưởng gì đến năng suất làm việc hay không, thưa ông ạ? 

B.P Việt Anh: Đối với một số lĩnh vực và một số các điều kiện làm việc thì nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng lao động ví dụ như là công cụ hỗ trợ không có nhiều như ở cơ quan được, sự hỗ trợ từ phía đồng nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn với những người quen làm việc ít trao đổi nó không khó khăn lắm, nhưng mà có những lĩnh vực công việc đòi hỏi sự trao đổi nhiều thì nó cũng sẽ gặp khó khăn nhất định, rồi nó có những tác động khác đến từ những thành viên khác trong gia đình và không thể không kể đến một yếu tố khác nữa đó là khi làm việc ở nhà thì những thói xấu tật hư của chúng ta không có người giám sát sẽ dễ bộc lộ và ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng làm việc. Thế thì cái này là những người tuyển dụng rồi những nhà Quản trị phải đánh giá thực tế về hệ thống làm việc tại nhà nếu trong tương lai chúng ta sử dụng nó chúng ta phải cân nhắc đối với những linh vực chúng ta cho phép làm việc tại nhà.
PV: Vâng, vậy thì ông có thể chia sẻ những tips, những cái cách mà để mọi người làm việc tại nhà hiệu quả nhất không ạ?

B.P Việt Anh: Bây giờ đối với những người làm việc ở nhà phải là những người yêu thích sự sáng tạo, thứ hai những người đó là những người có một ý chí kỷ luật tốt tức là khi anh làm việc thì anh làm việc nghiêm túc, những người muốn làm việc tại nhà mà muốn làm việc hiệu quả trước hết phải chuẩn bị những góc làm việc nhất định trong căn nhà của mình, có một cái kế hoạch cụ thể về công việc mình sẽ làm để mình lên được khung thời gian cho phù hợp, kế hoạch phải chi tiết mới đem đến hiệu quả, nó không thể làm theo cảm tính được, cuối cùng nữa là chúng ta phải có hiểu biết rất chuyên sâu về lĩnh vực công nghệ. Bởi vì khi làm việc trực tuyến chúng ta đối diện với rất nhiều rủi ro, rủi ro đầu tiên chúng ta phải kể đến ngoài những cái như chúng ta chưa quen dẫn đến hiệu quả công việc lúc đầu không như chúng ta mong muốn, khả năng diễn đạt không tốt. Khó khăn thứ hai đến từ thói quen của chúng ta đó là việc chúng ta quản lý dữ liệu, các thiết bị lưu dữ liệu không tốt dẫn đến rơi mất, thất lạc. Có một cái nguy hiểm thứ ba rình rập và cụ thể hiện hữu hơn: cái sự tấn công của các tổ chức hoặc cá nhân tội phạm có ý đồ xấu, người ta có thể theo dõi, tấn công vào tổ chức của mình doanh nghiệp của mình đế đánh cắp dữ liệu, các dữ liệu có yếu tố tài chính hoặc kế toán, chiếm quyền điều khiển hoặc người ta điều khiển hệ thống của mình ra những lệnh chuyển tiền hoặc những lệnh hợp đồng bất lợi cho doanh nghiệp. Đó là những cái khó khăn nhất định mà những người làm việc tại nhà phải lường trước được, phải chuẩn bị về mặt kỹ năng để mà ứng phó kịp thời.
PV: Ông có nhắc đến những rủi ro khi làm việc qua mạng. Đây cũng là lo lắng của rất nhiều doanh nghiệp, vậy thì ông có khuyến cáo gì đối với mọi người để đảm bảo tính bảo mật khi làm việc qua mạng? 

B.P Việt Anh: Thứ nhất là đối với máy tính phải cài các thiết bị tường lửa, có được phần mềm diệt vi rút. Thứ hai nó thuộc về ý thức của người lao động, không tùy tiện click vào các trang mà mình không biết, không rõ nguồn gốc, những tập tin lạ mà không thuộc phạm vi làm việc, tóm lại không nên tò mò, thiếu hiểu biết click vào tin là nó xảy ra những sự kiện rất phức tạp. Chú ý khi mà mình đã sử dụng những hệ thống trực tuyến thì phải phân loại được công việc: cái nào thực sự có thể cho qua được hệ thống, cái nào buộc phải đưa bằng hệ thống trực tiếp bằng một giao thức mà hai bên thống nhất với nhau có một cơ chế hoặc hình thức nào đó mà nó an toàn hơn cho đơn vị. 

PV: Vâng, được biết là doanh nghiệp của ông cũng có 5 năm làm việc online, vậy thì đã có những cách điều chỉnh hay quản trị nhân sự như thế nào để đảm bảo hiệu quả làm việc tại doanh nghiệp? 

B.P Việt Anh: Đầu tiên phải kể đến việc là chúng tôi có một chương trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp để cho mọi cá nhân và tổ chức hiểu rõ về tôn chỉ, mục đích của đơn vị rồi các yêu cầu về công việc, từng vị trí một mà ngoài xã hội người ta quen gọi là KPI. Thứ hai, chúng tôi có một hệ thống văn phòng làm việc trực tuyến rất linh hoạt cho phép mọi người chỉ cần có điện thoại ngồi ở nhà vẫn có thể làm việc được, nhưng mà chúng tôi vẫn kiểm soát được tiến độ công việc hằng ngày trên tỷ lệ phần trăm hiện lên trên màn hình chủ của người làm lãnh đạo bộ phận: anh hoàn thành được bao nhiêu phần trăm công việc, mỗi lần anh làm anh phải cập nhật lên. Thứ nữa là, chúng tôi xây dựng quy trình làm việc, các cơ quan kiểm soát chéo nhau, chúng tôi có cả cơ quan IC ( tức là kiểm soát nội bộ Internal Control) để kiểm soát tất cả các công việc làm việc, các chiết xuất về dữ liệu, kể cả những thông tin trao đổi đều có thể được kiểm soát rất chặt chẽ để đảm bảo 100% những thông tin đưa ra không gặp rủi ro, những người nhận tin và những người truyền tin đều được hỗ trợ để họ không gặp phải khó khăn khi làm việc không được gặp đối tác trực tiếp. 

Nguồn VOV2

CẨM NANG QUẢN TRỊ

Nghề Thư Ký, Trợ Lý Chuyên Nghiệp Khó Hay Dễ

Xem thêm >>

Làm Sao Để Trở Thành Trợ Lý Chuyên Nghiệp Giỏi

Xem thêm >>

Nghề Trợ Lý & Thư Ký Khác Nhau Như Thế Nào?

Xem thêm >>

Định Vị Thương Hiệu Cho Doanh Nghiệp Thời Cạnh Tranh

Xem thêm >>

Sự Ảnh Hưởng Của EAS IHHRM G23.0 Tới Nhân Sự Và Tổ Chức

Xem thêm >>
Saving...